노션 공유 설정으로 원하는 사람에게만 페이지를 보여주려면?

노션 페이지 링크를 보내는 것만으로 상대방에게 열람 권한이 생기지는 않습니다. 원하는 사람에게만 보여주려면 공유 메뉴의 일반 사용 권한을 초대받은 사용자만으로 두고, 상대방을 초대하면서 읽기나 편집 권한을 지정하면 됩니다.

지정한 사람을 초대하고 작업에 맞는 권한 주기

페이지 상단에서 공유를 열고, 기존에 워크스페이스나 그룹에 접근을 허용했는지도 함께 살핍니다. 이어서 내부 멤버의 이름이나 외부 사용자의 이메일을 입력하고, 이름 옆 드롭다운에서 권한을 고른 뒤 초대를 누릅니다. 링크는 초대를 마친 다음 전달합니다.

외부 사용자는 해당 페이지의 게스트로 초대할 수 있으며, 초대받은 문서를 열려면 Notion 계정이 필요합니다. 초대가 막히면 워크스페이스의 게스트 한도와 게스트 추가 허용 설정을 살펴보면 됩니다.

완성된 안내문 전달에는 읽기 허용, 문구 검토 의견을 받는 작업에는 댓글 허용, 공동 초안 작성에는 편집 허용이 맞습니다. 읽기 허용은 열람만 가능하고, 댓글 허용은 본문을 바꾸지 않고 의견을 남기는 용도입니다. 공동 작성자에게 편집 허용을 주면 내용 수정까지 가능합니다. 모두 허용에는 다른 사람에게 페이지를 공유하는 권한까지 포함되므로, 초대 대상 관리도 맡길 사람에게 주는 것이 좋습니다. 데이터베이스에는 내용 편집 허용 같은 별도 권한이 있으며, 세부 범위는 노션 권한 도움말에서 이어서 볼 수 있습니다.

공개 링크와 남아 있는 접근 권한 점검

‘링크가 있는 모든 사용자’를 선택하면 워크스페이스 밖의 사람도, Notion 계정이 없는 사람도 링크로 문서를 열 수 있습니다. 댓글이나 편집에는 로그인이 필요하지만, 열람 대상을 특정 수신자로 제한하려면 이메일로 초대해야 합니다. 웹사이트 형태로 공개할 목적에는 공유 → 게시 → 게시를 사용합니다. 지정한 사람에게 문서를 전달하는 작업은 사용자 초대로 처리하면 됩니다.

여기서 많이 헤매는 부분은 개인에게 읽기 허용을 줘도 다른 경로의 편집 권한이 남을 수 있다는 점입니다. 노션은 개인·그룹·워크스페이스를 통해 받은 권한 중 가장 넓은 권한을 적용합니다.

회의록을 공유하던 날, 본문 수정을 막으려고 동료 이름 옆 권한을 읽기 허용으로 바꿨습니다. 그것으로 끝났다고 생각했는데, 공유 메뉴를 다시 열어 보니 워크스페이스 전체에 편집 권한이 남아 있었습니다. 워크스페이스에 열어 둔 접근을 제거하고 회의 참석자만 초대하는 방식으로 바꿨습니다. 그 뒤로 회의록을 전달할 때는 개인 이름 아래에 남은 그룹과 워크스페이스 항목까지 보고 링크를 보냅니다.

하위 페이지도 살펴야 합니다. 상위 페이지의 권한을 물려받고, Notion 사이트로 게시할 때도 기본적으로 함께 공개되므로 회의록 아래에 둔 내부 메모까지 열리는지 점검하는 것이 좋습니다. 상위 문서를 개인 페이지로 옮겨도 하위 페이지에 별도로 부여한 권한은 유지될 수 있어, 내부 메모의 공유 메뉴까지 열어봐야 합니다.

특정인의 접근을 끝내려면 공유 메뉴에서 그 사람 옆 드롭다운을 열고 제거를 선택합니다. 그 사람이 속한 그룹에도 접근 권한이 있다면 해당 경로까지 조정해야 공유 해제가 끝납니다.

사이트 공개를 끝낼 때는 게시 탭에서 게시 중단을 누릅니다. 일반 사용 권한에 ‘링크가 있는 모든 사용자’가 남아 있으면 그 항목 옆 드롭다운에서도 제거를 선택해야 공개 링크 접근까지 닫힙니다.

설정을 마친 뒤에는 공개했던 링크를 로그아웃한 브라우저에서 열어 익명으로 본문을 볼 수 없는지 확인하면 됩니다.

관련 글

• 노션 위키 만들기와 문서 담당자 설정하는 방법
• 습관 기록과 장보기 목록에 맞는 노션 템플릿 추천