노션 위키 만들기와 문서 담당자 설정하는 방법

팀 안내 문서를 찾으려고 노션을 열었는데, 업무 절차는 회의록 사이에 있고 계정 신청 안내는 다른 페이지 아래에 묻혀 있었습니다. 이런 문서를 모으려면 모두 허용 권한이 있는 독립형 페이지를 위키로 전환하면 됩니다. 홈에 안내를 배치하고 문서마다 소유자와 검증 기간을 지정할 수 있습니다.

일반 페이지를 노션 위키로 전환하기

전환할 대상은 독립형 페이지입니다. 데이터베이스 자체는 위키로 전환할 수 없습니다. 문서를 표로 모아 두었다면 표가 있는 데이터베이스와 팀 안내용 일반 페이지 중 무엇을 열었는지부터 살펴봅니다. 해당 페이지에 대한 모두 허용 권한도 필요하므로, 메뉴를 찾기 전에 공유 설정에서 자신의 권한을 함께 보는 것이 빠릅니다.

전환 메뉴와 되돌리는 경로

1. 전환할 페이지를 열고 상단의 점 세 개 •••를 누릅니다.
2. 추가 메뉴인 More를 선택합니다.
3. 위키로 전환을 누릅니다.

전환 메뉴가 보이지 않을 때는 페이지 종류와 권한을 함께 살펴봅니다. 데이터베이스 메뉴를 열어 둔 상태라면 일반 페이지로 이동하고, 편집 권한만 있다면 모두 허용 권한을 가진 담당자에게 전환을 요청하면 됩니다. 메뉴 명칭을 대조할 때는 노션 위키 도움말을 옆에 열어 두면 편합니다.

일반 페이지로 되돌리는 경로는 상단 ••• → More → 위키 전환 취소입니다.

홈과 문서 목록을 목적에 맞게 구성하기

위키에는 홈, 모든 페이지, 내가 소유한 페이지라는 세 가지 기본 보기가 생깁니다. 홈은 블록과 제목을 배치하는 안내 공간이고, 나머지 두 개는 문서를 목록으로 살피는 데이터베이스 보기입니다. 처음 만드는 팀 위키라면 홈에서 문서의 범위를 알려 주고, 목록에서 개별 문서를 찾도록 구성하는 것이 좋습니다.

홈에는 업무를 시작하는 순서대로 배치하기

홈 맨 위에는 어떤 문서를 모은 곳인지, 어느 팀이 담당하는지 적은 콜아웃을 넣습니다. 예를 들어 “팀 합류에 필요한 안내와 공통 업무 절차를 모았습니다. 운영 담당은 업무지원팀입니다” 정도면 충분합니다. 그 아래에는 ‘업무 시작 안내’와 ‘반복 업무 절차’라는 제목을 두고, 관련 페이지를 각 제목 아래로 끌어 놓습니다. 업무 시작 안내에는 계정 신청과 작업 환경 설정을, 반복 업무 절차에는 회의록 작성과 주간 보고 안내를 배치하는 식입니다. 새로 합류한 사람이 읽을 순서를 기준으로 잡으면 제목을 정하기도 수월합니다.

팀 안내를 손보던 날에는 회의록 데이터베이스까지 홈에 연결했다가 다시 뺐습니다. 업무 관련 문서는 한곳에 많이 모을수록 편할 줄 알았는데, 회의 기록 사이에서 정작 반복해서 쓰는 안내를 다시 찾아야 했습니다. 그래서 회의에서 정해진 절차를 별도 안내 페이지로 옮기고 홈에는 그 페이지를 배치했습니다. 이후에는 회의 기록은 기존 데이터베이스에 남기고, 업무 방식이 바뀌면 해당 안내 문서를 고치고 있습니다.

홈에서 바로 보여 줄 것은 자주 찾는 안내입니다.

일반 페이지처럼 배치를 넓히려다 메뉴에서 막힐 수도 있습니다. 위키 홈의 테마 및 레이아웃에는 전체 너비, 목차, 레이아웃 사용자 지정이 포함되지 않습니다. 이건 좀 아쉽습니다. 처음부터 넓은 표를 홈에 넣기보다는 짧은 설명과 문서 묶음을 두고, 목록을 훑는 작업은 모든 페이지 보기로 넘기는 구성이 낫습니다.

전체 문서와 내 담당 문서 찾아보기

모든 페이지에서는 위키 안의 전체 문서를 찾고 살핍니다. 홈의 어느 제목 아래에 두었는지 기억나지 않는 문서도 이 목록에서 찾아볼 수 있습니다. 내가 소유한 페이지에는 자신의 소유 문서만 표시되므로, 담당 안내가 여러 곳에 흩어져 있어도 점검을 시작할 자리가 생깁니다. 홈의 분류를 고치는 일과 내 문서 내용을 갱신하는 일을 각각 어디서 할지 정해 두면 편합니다.

추가 보기는 기본 홈을 구성한 뒤 붙여도 충분합니다.

캘린더, 타임라인, 리스트 등으로 보기를 더 만들 수 있으니, 날짜 흐름이 필요한 문서는 캘린더나 타임라인을 검토하고 제목 위주로 훑을 문서는 리스트로 시작하면 됩니다. 처음부터 보기를 모두 늘리기보다는 팀에서 실제로 문서를 찾는 방식에 맞춰 하나씩 추가하는 것이 좋습니다.

문서 소유자와 검증 기간 관리하기

위키에서 페이지를 만든 사람이 기본 소유자가 되며, 소유자는 나중에 변경할 수 있습니다. 처음 문서를 옮긴 사람과 실제 업무 담당자가 다르면 소유자 항목에서 내용을 갱신할 사람으로 바꿉니다. 예를 들어 계정 신청 안내는 위키를 만든 사람보다 신청 절차 변경을 아는 담당자가 맡는 것이 좋습니다.

내용을 점검한 뒤 검증 기간 지정하기

소유한 위키 페이지를 열어 신청 경로나 업무 순서가 현재 내용과 맞는지 살핀 뒤, 상단 검증 항목에서 검증 기간 또는 무기한을 선택합니다. 문서 목록을 보면서 작업하려면 위키의 데이터베이스 보기에서 자신이 소유한 페이지의 검증 속성 값을 눌러 기간을 지정해도 됩니다. 자주 바뀌는 업무 안내에는 다음 점검 시점을 정할 수 있는 기간 설정이 적합합니다.

검증한 페이지는 멘션과 노션 검색 결과에서 이름 옆에 파란색 확인 표시가 붙습니다. 동료가 검색으로 문서를 찾았을 때도 검증 상태를 볼 수 있으므로, 본문을 수정하고 내용을 점검한 다음 표시를 붙이는 순서로 작업합니다.

위키 밖의 개별 페이지와 일반 데이터베이스의 검증 기능은 비즈니스 및 엔터프라이즈 요금제에서 사용할 수 있습니다. 위키 밖의 개별 페이지를 검증하려면 편집 허용 또는 모두 허용 권한이 필요하며, 인증된 페이지에는 최소 한 명의 담당자가 있어야 합니다.

검증 기간이 만료되면 페이지 소유자에게 노션 수신함과 이메일로 재검증 알림이 옵니다. 담당자는 알림을 받은 문서를 열어 바뀐 절차와 연결된 안내를 점검하고, 필요한 내용을 수정한 뒤 검증 기간을 다시 지정합니다.

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