노션 게스트 권한을 해제해도 페이지가 열리는 이유와 해결 방법

노션에서 게스트 이름을 지우면 그 사람이 문서를 볼 방법도 사라졌다고 생각하기 쉽습니다. 하지만 공개 링크가 열려 있으면 초대를 취소한 사람도 같은 주소로 문서를 읽을 수 있습니다. 접근을 끝내려면 사용자에게 준 권한을 제거하고, 페이지의 일반 사용 권한과 하위 문서에 남은 공유까지 살펴야 합니다.

페이지에서 제거할지 게스트 자체를 제거할지

게스트는 개별 페이지에 초대하는 외부 사용자입니다. 한 문서의 공유를 끝낼 때는 그 페이지에서 사용자를 제거하고, 외부 협업을 모두 끝낼 때는 워크스페이스의 게스트 목록에서 제거합니다. 같은 사람과 다른 문서를 계속 주고받고 있다면 문서별로 처리하는 것이 맞습니다.

한 문서만 닫는 방법은 해당 페이지 상단의 공유를 누르고, 대상 사용자 옆 드롭다운에서 제거를 선택하는 것입니다. 이 작업으로 해당 페이지에 직접 부여했던 접근 권한을 없앱니다. 다른 문서에서 따로 초대한 권한은 그 문서의 공유 메뉴에서 관리합니다.

외부 협업 전체를 종료할 때는 설정에서 요금제에 따라 사람 또는 멤버로 들어간 뒤, 게스트 탭에서 대상 사용자의 메뉴를 열어 워크스페이스에서 제거를 선택합니다. 이 작업은 워크스페이스 소유자 또는 멤버십 관리자가 실행할 수 있습니다.

삭제할 범위를 정했다면 페이지 상단의 공유로 돌아옵니다. 사용자 목록에서 이름이 사라져도 링크를 가진 사람에게 허용한 접근은 남을 수 있기 때문입니다. 메뉴별 권한 범위는 노션 공유 및 권한 도움말에서도 살펴볼 수 있습니다.

공개 링크와 하위 페이지에 남은 접근 경로

공유 메뉴의 일반 사용 권한이 링크가 있는 모든 사용자로 되어 있으면, 워크스페이스 구성원이 아니거나 노션 계정이 없는 사람도 주소로 들어와 내용을 읽을 수 있습니다. 댓글을 달거나 편집하려면 로그인이 필요하지만, 읽기만 하는 사람에게는 그 과정이 필요하지 않습니다.

예를 들어 납품 검토 문서에서 외주 작업자의 이름을 제거했다고 가정해 보겠습니다. 일반 사용 권한을 그대로 열어 두었다면 그 작업자는 예전에 받은 주소로 문서를 읽게 됩니다. 이름을 다시 찾아 삭제하기보다 같은 공유 메뉴의 공개 범위를 바꿔야 하는 상황입니다.

초대한 사람끼리만 협업할 문서라면 일반 사용 권한을 초대받은 사용자만으로 바꾸고, 접근을 종료할 사용자를 목록에서 제거합니다. 함께 작업하는 다른 사람의 초대는 남겨 두면 됩니다. 누구나 읽어야 하는 이용 안내문과 외부 공유를 끝낸 검토 문서는 이 설정을 각각 적용하는 것이 좋습니다.

주소를 따로 보내지 않았다는 이유만으로 비공개라고 생각하기도 쉽습니다. 공개 접근을 허용한 문서는 더 넓게 공유된 페이지에 붙은 링크나 그 아래의 문서 구조를 통해 발견될 수 있으므로, 주소를 전달한 사람의 수보다 현재 공유 대상을 살피는 것이 정확합니다.

프로젝트 첫 화면 아래의 회의록도 살펴봅니다

페이지 안에 만든 하위 페이지는 상위 페이지의 권한을 물려받습니다. 프로젝트 첫 화면에 게스트를 초대하면 그 아래에 만든 회의록과 작업 문서도 기본 접근 범위에 들어갑니다. 첫 화면만 외부에 보여 주려던 상황이라면 문서를 어디에 넣었는지부터 돌아볼 필요가 있습니다.

프로젝트를 마치고 노션 회의록을 정돈하면서, 회의록 데이터베이스를 프로젝트 첫 화면 아래에 연결해 두었던 구성을 되돌린 적이 있습니다. 처음에는 첫 화면의 공유 목록에서 협업자 이름만 지우면 끝이라고 생각했는데, 회의록을 직접 열어 보니 별도로 초대해 둔 항목도 있었습니다. 첫 화면에서 사용자를 제거한 다음 회의록의 공유 메뉴를 열어 남은 초대도 지웠고, 내부에 둘 회의록은 개인 페이지 쪽으로 옮겼습니다. 그 뒤로는 프로젝트를 닫을 때 첫 화면에서 끝내지 않고, 외부에 전달했던 회의록 주소까지 다시 열어 보고 있습니다.

하위 문서의 권한은 그 문서를 열어 별도로 변경할 수 있습니다. 상위 페이지의 공유 목록에서는 상속되는 접근을 살피고, 하위 페이지에서는 직접 초대한 사용자와 일반 사용 권한을 함께 봅니다. 회의록을 따로 공유한 적이 있다면 이 과정에서 남은 초대를 찾을 수 있습니다.

공유된 상위 페이지를 사이드바의 개인 페이지로 옮기면 그 상위 페이지에 대한 다른 사람의 권한이 제거됩니다. 다만 하위 페이지에 별도로 부여한 권한은 유지되므로, 아래 문서의 공유 상태도 따로 살펴야 합니다.

폴더를 통째로 옮겼다는 느낌 때문에 여기서 점검을 끝내기 쉽습니다. 첫 화면과 회의록의 공유 메뉴를 각각 열어 두고 대상을 비교하면, 어느 문서에 초대가 남았는지 찾기가 수월합니다. 문서를 이동하는 작업과 별도로 초대한 사용자를 제거하는 작업을 차례로 마치는 것이 좋습니다.

편집 제한과 접근 종료를 점검하는 순서

결과물을 계속 보여 주면서 수정을 막을 목적이면 읽기 허용을 사용합니다. 의견을 받을 목적이면 댓글 허용을 선택합니다. 두 권한 모두 본문을 읽을 수 있으므로, 협업이 끝난 사람에게 문서를 더 이상 보여 주지 않으려면 제거가 필요합니다.

편집 허용은 콘텐츠 수정을 허용하고, 모두 허용은 다른 사람에게 페이지를 공유하는 작업까지 허용합니다. 검토자에게 댓글만 받을지, 작업자에게 본문 수정까지 맡길지에 맞춰 선택하면 됩니다. 읽기나 댓글로 낮추는 것은 열람을 유지하면서 역할을 줄이는 작업입니다.

또한 노션은 한 사용자에게 적용되는 권한 중 범위가 가장 넓은 권한을 따릅니다. 개인 이름 옆에서 읽기 허용으로 낮췄어도, 그 사람이 속한 다른 공유 대상에 편집 권한이 열려 있으면 편집까지 가능해집니다. 예상보다 많은 작업을 할 수 있다면 사용자 옆의 드롭다운뿐 아니라 상위 페이지와 일반 사용 권한도 함께 봐야 합니다.

접근 종료가 목적일 때는 다음 순서로 살펴봅니다.

1. 상대방에게 열리는 문서의 주소를 기준으로 상위 페이지인지 하위 페이지인지 파악합니다. 이름이 비슷한 다른 문서를 수정하지 않도록 실제 문서를 엽니다.
2. 해당 문서의 공유 메뉴에서 대상 사용자에게 직접 부여한 권한을 살피고 제거합니다. 다른 협업자를 남겨야 한다면 제거할 이메일도 함께 대조합니다.
3. 일반 사용 권한을 초대받은 사용자만으로 바꾸고, 상위 페이지를 통해 접근이 이어지는지도 살핍니다. 하위 문서에 별도로 남긴 초대는 그 문서에서 제거합니다.
4. 초대받았던 계정으로 같은 주소에 접근해 게스트 권한이 남았는지 점검합니다. 페이지 소유자 계정으로 열어 보는 것만으로는 상대방의 접근 상태를 알기 어렵습니다.
5. 로그인하지 않은 브라우저에서 같은 주소를 열어 공개 링크로 읽을 수 있는지도 점검합니다. 시크릿 창을 사용한다면 그 창에 노션 로그인이 되어 있지 않은 상태로 진행합니다.

초대 계정으로 보는 결과는 사용자에게 남은 접근을, 로그아웃 상태의 결과는 공개 접근을 보여 줍니다. 편집 버튼이 없어졌어도 본문이 읽힌다면 열람 권한은 남아 있는 것입니다. 작업을 마친 뒤에는 수정 가능 여부보다 문서 내용이 실제로 열리는지를 봅니다.

자주 묻는 질문

Q1. 게스트를 삭제했는데도 공유 링크로 페이지가 열리는 이유는 무엇인가요?

일반 사용 권한이 링크가 있는 모든 사용자로 남아 있으면 게스트 초대와 별개로 페이지를 읽을 수 있습니다. 초대한 사람끼리만 볼 문서라면 초대받은 사용자만으로 바꾸고, 접근을 끝낼 사용자를 공유 목록에서 제거합니다.

Q2. 상위 페이지를 개인 페이지로 옮기면 하위 페이지도 모두 비공개가 되나요?

상위 페이지를 옮기면 그 페이지에 대한 다른 사용자의 권한은 제거됩니다. 하위 페이지에 별도로 부여한 권한은 유지되므로, 회의록이나 작업 문서를 직접 열어 공유 대상을 살펴야 합니다.

Q3. 워크스페이스에서 게스트를 제거하는 메뉴는 어디에 있나요?

설정에서 요금제에 따라 사람 또는 멤버로 이동한 뒤 게스트 탭을 엽니다. 대상 사용자 옆의 메뉴나 드롭다운에서 제거 또는 워크스페이스에서 제거를 선택합니다.

워크스페이스 전체에서 게스트를 제거하는 작업은 워크스페이스 소유자 또는 멤버십 관리자가 실행할 수 있으므로, 해당 역할이 없다면 관리자에게 제거할 계정의 이메일을 전달하면 됩니다.

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