노션 협업 워크스페이스에서 멤버 초대와 공유 권한 설정하는 방법

노션 무료 워크스페이스는 멤버가 2명 이상이면 1,000개 블록 한도가 적용되고, 멤버가 한 사람일 때는 블록을 무제한으로 사용할 수 있습니다. 협업을 시작하신다면 여러 문서를 함께 관리할 동료는 멤버로, 특정 문서에서만 작업할 사람은 게스트로 초대한 뒤 페이지별 권한을 지정하면 됩니다.

함께 일할 사람에 맞춰 협업 공간 구성하기

멤버는 같은 회사나 조직에서 여러 페이지를 읽고 편집하며 댓글을 주고받는 구성원입니다. 무료 요금제에서도 추가가 가능합니다. 유료 요금제는 멤버마다 비용이 듭니다. 팀 문서를 계속 쌓을 예정이라면 초대 방식과 블록 한도를 함께 살펴야 합니다.

아직 워크스페이스에 참여하지 않은 동료에게는 다음 순서로 멤버 초대를 보냅니다.

1. 사이드바의 설정에서 요금제에 따라 사람 또는 멤버를 열고, 멤버 탭으로 이동합니다.
2. 멤버 추가를 누른 뒤 함께 일할 동료의 이메일 주소를 입력합니다.
3. 역할 드롭다운에서 멤버를 선택하고 초대를 누릅니다.
4. 상대방은 안내 이메일의 링크를 열어 노션에 로그인하고 워크스페이스에 참여합니다.

초대 권한이 없는 계정에는 멤버 추가를 요청하는 옵션이 표시됩니다.

게스트는 특정 페이지에 초대합니다. 제안서에 의견을 줄 고객이나 여행 문서를 함께 작성할 친구에게 적합합니다. 게스트는 멤버 그룹에 들어가지 못하고 워크스페이스 설정이나 청구 정보도 바꾸지 못하므로, 부서의 여러 문서를 지속적으로 관리할 동료에게는 멤버 역할을 권합니다.

게스트에게도 노션 계정이 필요하며, 초대에는 워크스페이스의 게스트 한도와 추가 허용 설정이 적용됩니다. 이미 초대한 게스트를 멤버로 바꾸려면 소유자나 멤버십 관리자가 설정 → 사람 또는 멤버 → 게스트 탭에서 해당 사용자의 메뉴를 열고 멤버로 전환을 선택합니다.

부서 문서는 팀스페이스에 모읍니다

팀스페이스는 워크스페이스 안에서 팀이나 그룹의 문서를 모으는 전용 공간으로, 같은 회사 안에 개발팀과 운영팀 공간을 두고 각각 회의록과 업무 문서를 넣는 식입니다. 사이드바의 팀스페이스 섹션에서 더하기 버튼을 눌러 생성하며, 생성 권한이 워크스페이스 소유자로 제한된 경우에는 소유자가 만들어야 합니다. 만든 사람은 기본적으로 해당 팀스페이스의 소유자가 됩니다.

생성 후에는 이름 옆 점 세 개 메뉴 → 팀스페이스 설정에서 멤버를 추가하고 이름 오른쪽 메뉴로 역할을 지정합니다. 기존 문서는 사이드바에서 팀스페이스 안으로 끌어다 놓고, 새 문서는 팀스페이스 이름 옆 더하기 버튼으로 만듭니다.

공개 팀스페이스에는 워크스페이스 사용자가 직접 참가하며, 참가 제한 팀스페이스에는 참가 요청을 보냅니다. 비공개 팀스페이스는 비즈니스와 엔터프라이즈 요금제에서 제공하고, 추가되지 않은 사용자에게는 공간 자체가 보이지 않습니다.

기본 팀스페이스에는 모든 멤버가 속합니다.

일부 동료만 볼 회의록이라면 문서를 넣기 전에 팀스페이스 설정 → 멤버 탭의 권한에서 기본 여부를 확인합니다. 기본 팀스페이스의 페이지는 워크스페이스 전체에 열리므로, 소수 인원끼리 다룰 문서는 개인 페이지에서 만든 뒤 필요한 사람을 초대하는 방식이 적합합니다.

페이지 초대부터 공유 권한 점검까지 진행하기

공유할 페이지 상단에서 공유를 누르고 기존 워크스페이스 멤버나 그룹을 검색하며, 외부 협업자는 이메일 주소를 입력합니다. 이름 옆 드롭다운에서 권한을 고른 뒤 초대를 누르고, 초대한 상대에게 해당 페이지의 링크를 전달합니다. 게스트 초대 과정에서 멤버로 추가하라는 안내가 나오면 건너뛰기를 선택합니다.

권한은 맡길 업무에 맞춰 선택합니다.

• 모두 허용: 본문 수정과 다른 사람에게 공유하는 일까지 맡길 담당자에게 줍니다.
• 편집 허용: 본문을 함께 작성하되 다른 사람에게 공유하는 역할은 맡기지 않을 때 선택합니다.
• 댓글 허용: 문구를 직접 고치지 않고 의견만 남길 검토자에게 줍니다.
• 읽기 허용: 완성된 결과를 열람할 사람에게 선택합니다.

공동 작성자에게도 모두 허용을 줄 필요는 없습니다. 편집 허용으로 본문 작업을 맡기면 작성자는 내용을 수정하고, 다른 사람을 초대하는 일은 공유 담당자가 관리합니다.

데이터베이스에는 내용 편집 허용도 있습니다. 이 권한으로 내부 페이지를 만들거나 수정하고 담당자·상태 같은 페이지 속성값을 바꾸는 것은 가능하지만, 데이터베이스 구조와 속성 정의, 보기, 정렬, 필터는 변경하지 못합니다. 업무 항목을 입력하는 팀원에게 부여하면 표 구조는 관리자가 유지하고 팀원은 각자 진행 상황을 갱신합니다.

공유 범위가 예상보다 넓어지는 경우

초대받은 사람끼리 제안서를 검토한다면 일반 사용 권한도 초대받은 사용자만으로 맞춥니다. 이메일로 몇 사람만 초대했어도 공개 링크를 열어 두면 링크를 전달받은 외부 사람에게까지 접근이 허용되기 때문입니다.

일반 사용 권한을 워크스페이스의 모든 사용자로 지정하면 다른 멤버도 검색이나 링크로 페이지에 접근합니다. 링크가 있는 모든 사용자를 선택하면 워크스페이스 외부 사람이나 노션 계정이 없는 방문자에게도 접근이 열리며, 허용된 댓글 작성이나 편집을 하려면 노션에 로그인해야 합니다.

하위 페이지는 상위 페이지의 권한을 상속합니다.

노션은 여러 경로로 받은 권한 중 가장 넓은 권한을 적용합니다. 개인에게 댓글 허용을 지정해도 워크스페이스 전체에 모두 허용을 부여했다면 그 사람 역시 편집과 공유가 가능합니다.

권한이 예상과 다르게 작동하면 공유 메뉴에서 개인 이름 옆 설정과 함께 그룹, 팀스페이스, 일반 사용 권한을 살펴봅니다. 게스트 초대가 막히면 워크스페이스의 게스트 한도, 워크스페이스와 팀스페이스의 게스트 추가 허용 여부, 초대할 이메일의 도메인 제한을 차례로 점검합니다.

협업을 끝낸 문서는 공유 메뉴에서 해당 사용자나 그룹 옆 드롭다운을 열어 제거를 선택합니다. 페이지를 사이드바의 개인 페이지 영역으로 옮겨 다른 사람의 접근 권한을 없애는 방법도 있지만, 상위 문서를 옮겨도 하위 페이지에 별도로 부여한 권한은 유지되므로 하위 문서의 공유 메뉴까지 열어 남아 있는 접근 대상을 제거합니다.

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