한글 단축키로 표를 편집하고 본문 서식을 맞추는 방법

한글로 업무 문서의 표 제목을 맞추다 보면 글자만 선택할지, 칸 전체를 선택할지에서 손이 멈춥니다. 본문 글꼴과 자간은 글자 블록으로, 표의 크기와 배경은 셀 블록으로 범위를 잡아 바꾸면 됩니다. 표 안에서 셀 선택을 시작하는 키는 F5입니다.

한글 단축키의 동시 입력과 순서 입력 구별하기

윈도우용 한컴오피스 한글에서는 실행하려는 메뉴의 오른쪽에 표시된 단축키부터 보면 됩니다. 맥용 한글이나 다른 문서 편집기를 함께 쓰고 있다면, 기억나는 조합을 그대로 누르기보다 지금 열린 프로그램의 메뉴 이름에 맞추는 것이 빠릅니다. 특히 표 안에 커서가 들어가 있는지, 글자를 선택했는지에 따라 같은 키의 역할도 바뀝니다.

더하기 기호는 함께 누르라는 뜻이고, 쉼표는 앞 조합을 누른 뒤 다음 키를 누르라는 뜻입니다. 예를 들어 Ctrl+N,T는 Ctrl과 N을 함께 눌렀다가 손을 떼고 T를 누르는 표 만들기 조합입니다. 세 키를 한꺼번에 잡고 기다릴 필요는 없습니다. 메뉴에 적힌 조합이 낯설면 한글 단축키 일람에서 기능 이름으로 찾아볼 수 있습니다.

저장과 되돌리기로 수정 작업 이어가기

받은 양식을 손볼 때는 원본을 남길 편집인지부터 정합니다. 원본의 표 구조를 유지한 파일도 필요하다면 다른 이름으로 저장한 뒤 수정하고, 작업 중 잘못 바꾼 셀이나 글자 모양은 되돌리기로 처리하면 됩니다.

기능	단축키	사용하는 상황
저장하기	Ctrl+S	현재 편집한 내용을 작업 중인 파일에 저장
다른 이름으로 저장하기	Alt+V	원본을 남기고 이름이나 경로를 바꿔 별도 파일로 저장
되돌리기	Ctrl+Z	방금 적용한 서식이나 편집 작업을 취소
다시 실행	Ctrl+Shift+Z	되돌렸던 작업을 다시 적용

파일 이름을 바꿔 저장한 뒤에는 문서 창에 표시된 이름을 보고 수정을 이어갑니다. 표 전체에 배경색을 잘못 넣었다면 곧바로 되돌려 놓고, 제목 줄만 다시 선택해 색을 넣는 순서가 편합니다. 색을 되돌리려고 모든 칸의 배경을 하나씩 다시 지정하면 원래 서로 달랐던 서식까지 맞춰야 하는 수고가 생깁니다.

본문 글자를 선택하고 모양 바꾸기

입력한 제목은 바꿀 글자만 선택합니다

이미 적어 둔 제목은 바꿀 부분을 끌어 선택하고 Alt+L로 글자 모양을 엽니다. 여기서 글꼴·크기·자간을 지정하면 선택한 글자에 적용됩니다. 문서 제목 전체의 크기를 바꾸려면 제목을 끝까지 잡고, 제목 속 제품명만 진하게 표시하려면 그 이름만 선택합니다.

가령 제목이 ‘회의 결과(검토용)’이라면 ‘회의 결과’만 크게 만들지 괄호 부분까지 함께 키울지 정한 뒤 그만큼만 선택합니다. 괄호 부분의 글씨를 작게 유지하려면 선택을 그 앞에서 끝내고, 제목 전체를 같은 모양으로 맞추려면 닫는 괄호까지 포함합니다. 글자 모양 창을 열기 전에 강조 표시가 어디서 끝나는지 살피면, 괄호 속 설명까지 커져 제목이 다음 줄로 넘어가는 일을 줄일 수 있습니다.

입력 전에 서식을 지정했다면 그 자리에서 곧바로 입력합니다. 다른 문장을 눌러 커서를 옮기면 이동한 자리의 글자 모양이 적용되므로, 제목을 쓸 위치를 정한 뒤 설정을 여는 순서가 맞습니다. 이미 제목을 입력했다면 다시 지워 쓸 필요 없이 해당 글자만 선택해서 바꾸면 됩니다. 글자 모양의 적용 범위도 이 순서로 살펴보면 이해하기 쉽습니다.

표에서 셀을 선택하고 크기 맞추기

F5를 누른 횟수에 따라 선택 범위가 달라집니다

표를 편집할 때 가장 오래 붙잡고 있었던 부분은 크기 조절보다 범위 선택이었습니다. 사무실에서 회의 자료의 제목 줄을 손보면서, 마우스로 칸을 하나씩 고르는 수고를 줄이려고 셀 선택 단축키를 썼습니다. 처음에는 F5를 누른 뒤 오른쪽 방향키를 누르면 지나간 칸이 함께 선택된다고 생각했는데, 강조 표시가 옆 칸으로 옮겨 가기만 했습니다. 시작 칸으로 돌아와 F5를 다시 누르고 범위를 넓힌 뒤부터는, 제목 줄을 고를 때 첫 칸과 마지막 칸의 강조 표시를 보고 서식을 적용하고 있습니다.

표의 칸 안에 글자를 입력할 수 있도록 커서를 둔 다음 F5를 누르면 현재 셀이 선택됩니다. 이 상태에서 방향키를 누르면 선택 표시가 이웃 셀로 이동합니다. 여러 칸을 한꺼번에 고르려면 F5를 한 번 더 눌러 선택 범위 확장 상태로 바꾼 뒤 방향키를 사용합니다. 처음부터 Shift+F5를 누르고 방향키로 넓혀도 됩니다.

시작 위치와 누르는 순서	선택 결과	이어서 할 작업
셀 안에서 F5 한 번	현재 셀 하나	방향키로 선택할 셀 이동
셀 안에서 F5 두 번, 방향키	지나가는 셀까지 범위 확장	이웃한 여러 칸의 서식 변경
셀 안에서 Shift+F5, 방향키	시작 셀부터 범위 확장	필요한 영역을 묶어 선택
셀 안에서 F5 세 번	표 전체	모든 셀에 공통 서식 적용

글자만 끌어 선택했을 때는 글자가 있는 부분을 중심으로 강조 표시가 생기고, 셀 블록을 잡으면 칸 단위로 선택한 범위가 드러납니다. 제목 글자의 색을 고치는 중이었다가 같은 칸의 배경까지 바꾸려면 글자 선택을 풀고 셀 선택을 새로 시작합니다. 작업 대상을 눈으로 보면서 전환하면 글자 모양 창과 셀 배경 설정 사이를 오가는 횟수를 줄일 수 있습니다.

표의 맨 위 제목 줄만 배경색을 넣을 작업이라면, 해당 줄의 첫 칸에서 시작해 마지막 칸까지만 범위를 넓힙니다. 아래 본문 칸까지 강조 표시가 내려갔다면 선택을 풀고 다시 잡는 것이 낫습니다. 표 전체를 선택한 채 배경색을 넣으면 본문 셀도 같은 색을 받으므로, 색상 창을 열기 전에 제목 줄만 선택됐는지 보는 순서를 들이면 편합니다.

가로줄과 세로 칸을 한 번에 고릅니다

셀 하나가 선택된 상태에서 F8을 누르면 그 셀이 속한 가로줄 전체를 잡습니다. F7은 같은 상태에서 세로 칸 전체를 고르는 키입니다. 표 상단의 항목명을 한꺼번에 꾸밀 때는 가로줄을, 담당자 이름이 적힌 칸을 위아래로 통일할 때는 세로 칸을 고르면 됩니다. 방향키로 끝까지 이동하는 대신 필요한 방향의 전체 범위를 바로 잡을 수 있습니다.

여기서 F7과 F8은 셀 블록을 만든 뒤에 누릅니다. 기본 본문에서 누르면 다른 기능이 실행되므로, 셀 안에 커서만 깜빡이는 상태와 칸이 강조 표시된 상태를 눈으로 살피는 것이 좋습니다. 셀 선택을 시작하는 방법과 줄·칸 선택은 셀 블록 도움말에서 함께 볼 수 있습니다.

선택한 칸들을 합칠 때는 M, 나눌 때는 S를 누릅니다. 제목을 길게 넣으려고 이웃한 칸들을 합칠 때는 제목 줄의 필요한 칸들만 잡고 M을 실행합니다. 본문에서 항목을 나눠 적을 공간이 필요하면 해당 셀을 선택하고 S를 눌러 줄과 칸을 정합니다. 이때 강조 표시된 변경 대상이 실제로 합치거나 나눌 영역과 일치해야 합니다.

셀 나누기 대화 상자에서는 나눌 줄 수와 칸 수를 따로 지정합니다. 예를 들어 담당자와 연락처를 좌우에 적으려면 칸을 나누고, 같은 항목 아래 내용을 위아래로 적으려면 줄을 나누는 식입니다. 여러 셀을 선택했다면 각 셀을 나눌지, 선택 영역을 합친 다음 나눌지도 살핍니다. 제목 줄의 구조까지 바뀌었다면 되돌린 뒤 본문 셀만 잡아 다시 실행합니다.

높이와 너비는 필요한 셀끼리 맞춥니다

행의 높이가 들쭉날쭉한 표에서는 셀 블록을 잡은 뒤 H로 셀 높이를 맞춥니다. 가로로 나란한 칸의 폭을 통일하는 키는 W이며, 이때 바뀌는 것은 셀 너비입니다. 글자가 셀의 왼쪽이나 가운데에 놓이는 위치는 글자·문단의 정렬에서 따로 다룹니다.

높이나 너비를 같게 만들 범위는 직사각형 셀 블록으로 잡습니다. 중간이 빈 채 떨어진 셀이나 꺾인 모양으로 선택한 범위에는 이 기능을 적용할 수 없습니다.

예를 들어 표의 제목 줄은 넉넉하게 두고 본문 행들만 같은 높이로 맞춘다고 해 보겠습니다. 제목 아래 첫 본문 셀에서 선택을 시작해 맞출 본문 영역의 오른쪽 아래까지 범위를 넓힙니다. 선택한 영역이 제목 줄을 제외한 직사각형인지 살핀 다음 H를 누르면 됩니다. 실행 뒤에는 본문 행의 경계선을 따라가며 높이가 맞았는지 봅니다. 높이를 맞출 셀을 중간중간 건너뛰어 고르는 방식은 이 작업에 맞지 않습니다.

폭을 통일할 때는 세로 방향의 높이 작업을 끝내고, 가로로 나란한 대상 칸들을 새로 선택합니다. 가령 항목명 칸은 넓게 유지하고 그 오른쪽의 입력 칸들만 같은 폭으로 맞추려면, 항목명 칸을 뺀 입력 영역을 직사각형으로 잡아 W를 누릅니다. 표를 통째로 잡으면 넓게 남겨 두려던 칸도 변경 대상에 들어가므로, 어느 칸의 폭을 유지할지 정하고 선택하면 됩니다. 담당 업무를 길게 적는 칸과 짧은 상태 표시만 넣는 칸은 내용에 필요한 공간도 다르므로, 모든 칸을 같은 폭으로 맞출 필요는 없습니다.

높이와 폭을 모두 맞춰야 하는 표도 같은 방식으로 진행합니다. 행 높이를 바꿀 범위와 칸 너비를 바꿀 범위가 같으면 같은 선택을 이용하고, 제목 행이나 항목명 칸을 각각 제외해야 하면 작업 사이에 선택 범위를 바꿉니다. 표가 반듯해 보이는지만 볼 것이 아니라 긴 항목명이 다음 줄로 넘어갔는지도 함께 살피면, 크기를 맞춘 뒤 다시 손볼 부분을 찾기 쉽습니다.

본문 행을 맞춘 다음 제목까지 같은 높이로 바꿔 버렸다면, 높이를 다시 감으로 조절하기보다 해당 작업을 되돌리고 본문 범위를 새로 잡는 쪽이 간단합니다. 크기를 맞추는 동안 제목과 본문을 나누어 선택하는 수고는 들지만, 서식이 이미 잡힌 부분까지 다시 손대는 일을 줄일 수 있습니다.

셀 안의 문구를 고칠 차례가 되면 Enter를 눌러 셀 블록을 해제하고 현재 셀에 커서를 둡니다. 선택만 풀 때는 Esc도 쓸 수 있습니다. 칸 전체에 걸친 강조 표시가 사라지고 글자를 입력할 위치가 잡힌 뒤 내용을 수정하면 됩니다.

모양 복사로 제목과 표 서식 통일하기

기준 글자의 바로 뒤에서 복사합니다

문서에 모양이 잘 잡힌 제목이 있다면 Alt+C로 그 서식을 가져오는 것이 빠릅니다. 복사할 글자의 바로 뒤에 커서를 두고 모양 복사를 실행한 뒤, 대화 상자에서 가져올 항목을 선택합니다. 이어서 바꿀 제목을 블록으로 잡고 다시 Alt+C를 누르면 선택한 부분에 복사한 모양이 적용됩니다.

• 제목의 글꼴과 크기만 맞출 때는 글자 모양만 선택합니다.
• 정렬과 들여쓰기 같은 문단 서식도 맞출 때는 글자 모양과 문단 모양 둘 다 복사를 선택합니다.
• 표의 선이나 채우기까지 옮길 때는 셀 테두리와 셀 배경 중 필요한 항목을 고릅니다.

글자 서식과 셀 서식을 필요한 만큼 가져옵니다

표 제목의 글자만 통일할 작업에서는 본문 모양의 복사 항목을 고르고, 다른 제목 셀까지 같은 배경으로 꾸밀 작업에서는 셀 배경도 포함합니다. 셀 모양을 적용할 대상은 해당 셀들을 블록으로 잡습니다. 예를 들어 위쪽 표의 회색 제목 셀에서 배경을 복사해 아래쪽 표의 제목 줄에 적용하려면, 아래 표에서 제목에 해당하는 셀들만 선택합니다. 글자 크기는 이미 맞고 배경만 다른 표라면 적용 대상을 ‘셀 모양만’으로 두어 필요한 부분을 옮깁니다. 표 안에서 모양 복사를 실행해야 셀 테두리와 배경 항목을 선택할 수 있습니다.

한 문서에서 같은 제목 모양이 계속 반복되고 나중에 함께 고칠 예정이라면 스타일을 쓰는 쪽이 적합합니다. 모양 복사는 지금 다른 부분의 서식을 맞추기에 편하고, 스타일은 반복되는 제목이나 본문 모양을 묶어 관리하기에 좋습니다. 적용할 항목은 모양 복사 도움말의 대화 상자 설명에서도 살펴볼 수 있습니다.

자간과 줄 간격을 구분해 본문 다듬기

제목 글자 사이가 벌어져 한 줄에 담기 어려우면 해당 제목을 선택하고 자간을 조절합니다. 넓히는 조합은 Alt+Shift+W, 좁히는 조합은 Alt+Shift+N입니다. 글자 사이의 공간을 보면서 필요한 만큼 조절하고, 좁힌 뒤에는 제목을 다시 읽어 글자들이 지나치게 붙어 보이는지 살핍니다.

본문에서 위아래 줄이 빽빽하게 붙어 읽기 불편하다면 줄 간격을 손봅니다. Alt+Shift+Z는 간격을 넓히고 Alt+Shift+A는 좁힙니다. 여러 문단을 같은 간격으로 맞출 때는 대상 문단들을 함께 선택한 뒤 적용합니다. 한 문단의 줄 간격만 바꿀 작업에서는 그 문단 안에 커서를 두고 실행합니다. 안내 문장과 표 아래 주석의 간격을 서로 다르게 유지하려면, 안내 문장만 골라 조절하고 주석까지 선택 영역에 포함됐는지 살피면 됩니다.

제목 폭을 줄이려고 본문의 줄 간격까지 바꾸면 문서의 세로 배치도 함께 달라집니다. 가로로 빽빽한 제목은 자간을, 위아래로 답답한 본문은 줄 간격을 조절하고 나서 전체 배치를 보면 손볼 곳이 분명해집니다.

표 안에서 이동과 줄 추가 실행하기

셀에 내용을 채우며 다음 칸으로 넘어갈 때는 Tab, 앞 칸으로 돌아갈 때는 Shift+Tab을 누릅니다. 셀 안에 탭 자체를 넣으려면 Ctrl+Tab을 사용합니다. 탭 간격을 넣으려고 Tab만 눌렀다가 옆 셀로 이동했다면 원래 칸으로 돌아와 Ctrl을 함께 누르면 됩니다.

Ctrl+Enter는 커서 위치에 따라 역할이 달라집니다. 기본 본문에서는 쪽 나누기, 표 내부에서는 줄 추가하기로 작동합니다. 본문의 새 쪽에서 다음 내용을 시작할 작업이면 표 밖의 본문에, 입력할 행을 늘릴 작업이면 표 내부에 커서를 둔 뒤 실행합니다.

단축키가 예상과 다르게 작동한 지점 바로잡기

잘못 실행된 작업은 되돌린 뒤 메뉴 기능명 → 선택 상태 → 입력 순서 순으로 살피면 됩니다. 표를 만들려는지 셀을 나누려는지 메뉴 이름을 맞추고, 글자에만 강조 표시가 있는지 셀 전체가 선택됐는지 본 다음, 동시에 누를 키와 차례로 누를 키를 짚어 봅니다. 창을 여러 개 열어 놓았다면 한글 문서의 편집 영역을 눌러 작업을 이어갑니다.

방향키를 눌러도 선택된 칸이 옮겨 가기만 한다면 셀 확장 상태로 전환할 차례입니다. 시작 셀에서 F5를 누른 상태라면 한 번 더 누르고 방향키로 범위를 넓힙니다. 표 전체를 다시 선택하기보다 실제로 바꿀 끝 칸까지 고르면 제목 줄과 본문을 따로 고치기 편합니다.

모양 복사 결과가 어긋났다면 적용한 작업을 되돌리고 기준 글자로 돌아갑니다. 원하는 모양을 가진 글자의 바로 뒤에 커서를 놓고 Alt+C를 눌러 복사할 항목을 다시 고른 다음, 바꿀 글자나 셀을 블록으로 지정해 Alt+C로 적용합니다.

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